「記帳って、そもそも何をすること？」「総勘定元帳ってなに？」――会社を作ったばかりの方や、はじめて個人事業を始めた方からよくいただく質問です。この記事では、記帳の意味と、取引が決算書になるまでの流れ、必要な資料、クラウド会計での自動化、電子取引データの保存、帳簿の保存期間までをやさしく解説します。
- 記帳の意味と、総勘定元帳が大切な理由
- 取引 → 仕訳 → 総勘定元帳 → 決算書という流れと、必要な資料
- クラウド会計での自動化と、電子取引データ・帳簿の保存のルール
01BOOKKEEPING記帳とは？
記帳とは、お金やモノの動き（取引）を、決まったルールで帳簿に記録していくことです。
売上と経費を記録しておかないと、利益も税金も正しく計算できません。
毎月の数字を見ることで、もうかっているか、お金が足りるかがわかります。
取引の記録と証拠書類がそろっていれば、申告の正しさを説明できます。
記帳は、税金のためだけの作業ではありません。会社の「健康診断」の元になるデータです。
02FLOW取引が決算書になるまでの流れ
記帳は、ひとつひとつの取引を仕訳にし、それを科目ごとに集めて、最後に決算書にまとめる作業です。
取引を日付の順に記録した帳簿です。「いつ、どんな取引があったか」がわかります。
仕訳を「現金」「売上」「交際費」など科目ごとに集めた帳簿です。科目ごとの動きと残高がわかります。
税務調査では、総勘定元帳を見て「どの科目に、いつ、いくら計上されているか」が確認されます。元帳の1行1行が、領収書や請求書と結びついていることが、会社を守ることにつながります。
03DOCUMENTS記帳に必要な資料
記帳は、取引の「証拠」になる資料をもとにおこないます。次の資料をそろえておきましょう。
売上の入金や経費の引き落としなど、口座のお金の動き。
カードで払った経費の内容と金額。
現金やカードで払った経費の証拠。
売上の請求と、仕入・外注費などの請求。
レジやECサイト、決済サービスの売上の記録。
※インボイス制度により、仕入税額控除には原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要です。
04CLOUD ACCOUNTINGクラウド会計で記帳を自動化
クラウド会計ソフトを使うと、記帳の多くを自動化できます。
銀行口座やクレジットカードを会計ソフトに連携すると、明細が自動で取り込まれます。
取り込んだ明細から、科目の候補が自動で提案されます。ルールを登録すれば、次回から自動で仕訳されます。
領収書や請求書はスマホで撮影・アップロードして、仕訳とひもづけて保存できます。
元帳や試算表がリアルタイムで更新され、いつでも数字を確認できます。
当事務所はクラウド会計を使い、記帳代行から申告まで一貫してお手伝いしています。資料はデータで共有できるので、紙を郵送する手間もかかりません。
05RETENTION電子取引データと帳簿の保存
メールやネットで受け取った請求書・領収書などの「電子取引データ」は、紙に印刷するのではなく、電子のまま保存する必要があります。
- メールで届いたPDFの請求書
- ネットショップの購入画面・領収書
- クラウドサービスで受け取った請求書
- あとから日付・金額・取引先で探せるようにする
- 改ざんできない方法・ルールで保存する
- 会計ソフトや保存サービスを活用する
| 区分 | 保存期間（原則） | 主な帳簿・書類 |
|---|---|---|
| 法人 | 7年 | 総勘定元帳、仕訳帳、決算書、請求書、領収書、通帳など |
| 法人（欠損金が生じた年度） | 10年 | その年度の帳簿・書類 |
| 個人事業主（青色申告） | 7年（書類によって5年） | 帳簿、決算関係書類、領収書、通帳など |
※保存期間は、原則として申告期限の翌日から数えます。保存の要件の詳細は、事業の規模や状況によって異なりますので、個別にご確認ください。
税務調査への備えについては、コラム15『税務調査で見られるポイントと、日頃からできる備え』もあわせてご覧ください。
- 記帳とは、取引を決まったルールで帳簿に記録すること
- 流れは「取引 → 仕訳 → 総勘定元帳 → 決算書」。元帳と証拠書類のつながりが税務調査で会社を守る
- 通帳・カード明細・領収書・請求書・売上データをそろえ、クラウド会計で自動化できる
- 電子取引データは電子のまま保存。帳簿書類は法人で原則7年（欠損金が生じた年度は10年）保存
Q&AFAQよくあるご質問
Q記帳は、まとめて年に1回でもいいですか？
法律上の決まった頻度はありませんが、毎月おこなうのがおすすめです。ため込むと資料が見つからなくなったり、数字を経営に生かせなかったりします。
Q総勘定元帳は、自分で作る必要がありますか？
会計ソフトを使えば、仕訳を入力するだけで総勘定元帳は自動で作られます。自分で書き写す必要はありません。
Q紙で受け取った領収書は、捨てずに保存が必要ですか？
原則として保存が必要です。一定の要件を満たしてスキャン保存すれば、紙を処分できる場合もあります。運用の前にご相談ください。
沖税理士事務所では、記帳代行から決算・申告、節税のご提案、税務調査の立ち会いまで、クラウド会計とオンラインで一貫してサポートしています。専用LINEなら、土日祝も24時間以内にお返事します。
※本記事は2026年10月時点の一般的な内容です。個別のご判断は、お気軽にご相談ください。